教你撰写高质量会议纪要!

2023-11-28

在项目管理过程中,会议纪要可以帮项目经理监督整个项目的进度,跟踪每个任务的完成情况,并确保大家都按时交付工作。如果有任何延迟或问题出现,项目经理可以立即采取行动并与相关人员沟通。

一.会议纪要的定义和意义

项目会议纪要一般由项目经理进行记录是会议记录的归纳和总结。会议纪要存在的意义,就是把会议内容同参会者共享,把讨论内容和决定事项有序整理出来。

二.如何撰写高质量的会议纪要

 

需要做到“会前充分准备、会中精准记录、会后输出执行”这三步。


会前充分准备:

1. 熟悉会议五要素

会议流程、会议文件、参会人员、会议环境、会议记录设备这5个要素。

 

2. 参考过往会议纪要

对之前开过的相关会议进行汇总和梳理,熟悉会议的来龙去脉。会前充分准备才能在会议中抓住重点,才不会开得稀里糊涂。

 

会中精准记录:

1. 专心听、重点听认真记录会议内容,标注重点。

2.借助工具和模板:借助会议记录模板、录音笔等工具,保证重点内容不遗漏。


会后输出执行:

1. 条理清晰:

围绕目的按议题梳理输出会议纪要,保证“不重复无遗漏”。

2.领导决议重点记录:

如果领导讲话比较含糊不能一笔带过,要根据主题和领导讲话内容进行补充。

3.审核执行:

会议的本质是解决问题,通过会议达成共识,推进下一步的行动,才是会议的目的。

 

三.如何撰写高质量的会议纪要

 

回归到效率和实用性的角度,会议纪要只要涵盖以下几个方面即可,如果你有时间,那就可以再花点时间去美化。

 

1.会议信息:

会议时间、地点、主持人、与会人员、记录人员、主要议题等内容,都需要在纪要中得到体现,一方面能帮助大家回忆起会议的场景,另一方面也是帮助需要的人可以追溯到更多项目细节。

 

2.共识信息:

会上产生的共识结论,即大家都认可并且达成一致理解的,是会议纪要中最为重要的信息,需要在纪要中详细记录。共识一般是颗粒度比较粗的决策,或者代表高层级的意志和态度。

 

3.待办信息:

待办是会后要完成的工作计划,一般在任务会议后输出。需要记录清晰事件、输出物、时间要求、质量要求、负责人,并且发出前要跟相关的负责人逐一确认待办,保障其接收和计划可行。

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