从规划到监控：PMP®方法论赋能低代码流程优化风险管理
2025-12-26
在我们利用低代码平台做流程优化实施的时候，很常见的一个场景是需要把一些线下的流程搬到线上，其中比较典型就是审批流程的线上化，以和某个企业合作为例，该企业原采购审批依赖纸质单据和邮件，审批周期长达5天，且易出现单据丢失、填写错误等问题。
那我们要做的就是利用低代码与邮箱进行对接，搭建采购审批自动化系统，目标是缩短审批周期、降低错误率。但项目启动前，团队已意识到这些潜在隐患：一是员工长期依赖传统办公模式，对线上流程的适配存在不确定性；二是采购场景复杂（含紧急采购、零星采购、大额采购等），流程设计可能存在覆盖不全的问题。更值得警惕的是，月末/季末采购审批高峰期，大量用户并发操作可能导致平台响应延迟，甚至系统崩溃。面对这些风险，项目团队在实施时尝试引入PMP®风险管理全流程框架，通过“规划→识别→分析→应对→监控”的闭环管理，系统性化解用户适配、流程适配、高并发响应三大核心风险，最终实现项目目标。
一、规划风险管理
在没有学习PMP®风险管理策略前，过往开展低代码流程优化这类项目时，风险管控往往缺乏体系化支撑：项目经理多依赖个人过往经验，将潜在风险零散记录于案或仅留存于脑海，后续跟进过程中，也仅靠主观感受与经验判断触发风险预警。这种缺乏明确量化指标、无标准化判断依据的 “经验型” 风险管控模式，本身就构成了项目推进中的一大潜在隐患 —— 不仅易遗漏关键风险点，还可能因预警时机滞后、判断偏差导致风险扩大，最终影响项目目标达成。
而学习了PMP®的风险管理策略后，我们知道规划风险管理是项目启动前的基础工作，核心目标是明确 “谁来管、管什么、怎么管”，避免后续风险应对混乱，是整个风险管理的顶层设计。在这个过程里，我们也“摸象过河”，参考规划风险的基础步骤，采取了以下行动：
1. 组建风险管理小组
如背景所说，采用指定低代码平台进行流程的优化改造，这类项目通常参与较多的是以下几名角色的成员：
低代码实施人员：对要使用的低代码工具非常熟悉，类似BA角色，作为业务与开发之间的桥梁，往往也担任项目经理的角色对项目的整体实施负责。
业务专家：框定某个业务场景的资深人士，如这次要实现的场景，是日常负责发起采购审批且负责监控整个审批进度的运营同事。
开发：虽然低代码平台基本能够通过拖拉拽的方式来实现目的，但与其他系统对接，以及某些功能的实现还是需要借助写代码完成，因此也需要开发同事的参与。
因此在组建风险管理小组的时候，上述同事既可作为项目组成员，也是风险管理小组的成员，在整个实施过程中，三方紧密合作，从不同的职能角度出发对风险的评估提出专业见解。
2. 制定风险管理计划
无规矩不成方圆，虽然涉及的成员不多，但按照PMP®的方法，该定制的计划，该固化的内容都需要完成，而不是只靠口头交流。不过在这个步骤，我们也是做了一些简化：
●风险类别划分：明确三大核心类别——用户适配类（聚焦技能断层）、流程设计类（聚焦场景适配）、技术性能类（聚焦高并发响应）
●风险评估标准：统一概率与影响的评分规则
●沟通与报告机制：利用每周的例会同步风险状态
●准备核心工具模版：《风险登记册》
二、风险识别
风险识别需贯穿项目全周期，包括在需求调研与流程设计阶段，这里重点讲一下在需求调研阶段如何识别风险。在后续流程设计阶段，采用敏捷开发的方法，不断产出收集用户需求之余，也能在和用户的沟通过程中进行风险识别，再添加到风险登记册中。
在需求调研阶段，依旧是采用了头脑风暴的形式，邀请了采购审批流程的相关方，包括发起人，审批领导、催办人员，还有对整个流程进展需要保持关注的各部门主管，如财务，围绕 “用户操作、流程设计、技术性能” 三大维度自由发言。在这个过程中，通常用户会提出很多想法，但大多属于比较散乱且空泛，例如“员工对线上审批流程抵触”，“特殊采购一事一议如何应对”。在这个阶段秉承多收集为主，不对所提出的想法进行评判。
在头脑风暴结束后，会整理所收集到的潜在风险，对这些风险进行分类、去重。下一步就是进行细化。这时可采用一对一的沟通方法，例如针对“特殊采购一事一议如何应对”这个问题，在一对一沟通时，可让同事尽量列举细分场景，同时也可以分析企业近1年采购审批数据，查看特殊采购占比，为后续的风险分析提供数据支撑。
最后输出“风险清单”，在该清单可以看到多部门协作下总结出来的所有潜在风险，以及触发条件及可能产生的影响。这些数据也是后续风险分析的基础。
三、风险分析
风险分析的核心是 “区分轻重缓急”，通过定性分析确定优先级，通过定量分析量化影响，为风险应对提供决策依据。
1. 定性分析
个人认为，在这类型项目中做定性分析还是比较容易的，因为整个过程也是做了一轮简化。创建概率-影响矩阵，横坐标是发生概率，纵坐标是影响程度。风险管理小组的成员根据前面的风险识别时的调研和访谈内容以及风险清单上每个风险的触发条件、潜在影响，把清单上的所有潜在风险ID放置在概率-影响矩阵上。在矩阵右上角，发生概率高且影响大的，会被判定为优先级最高。同理左下角则为优先级最低的潜在风险。
2. 定量分析
在本项目中，定量分析主要聚焦在流程设计、技术性能两类风险。在上文中提及，通过过往的数据可以分析出特殊场景发生的概率以及基于交易金额计算出影响。因此在流程设计的时候，会与业务同事进行沟通，在第一阶段落地时，将会覆盖80%的场景。剩下20%的场景，在试运行过程中，将会把开发人员的10%的工作时间作为应急资源来进行应对。
而针对技术性能类，则会采用PMP®定量分析中的 “模拟测试法”。由技术专员与低代码实施人员协作，开展多轮并发压力测试，并将具体的影响进行量化。
四、规划风险应对
风险应对有规避、减轻、转移、接受等策略，那在选择策略时重点就是根据风险类型和优先级来进行决策并制定具体应对方案。
在本项目中，针对用户技能断层风险主要是采取的是减轻+接受组合策略。结合项目背景，该项目是从上往下而触发的需求，符合企业整体的规划与发展。因此员工个人技能也需同步更新。在具体的应对时，会通过分层培训+工具优化，降低用户操作难度。
应对流程适配所产生的风险，采取的是规避+减轻+接受的策略。如上所述，通过和业务人员的梳理，在第一阶段落地时，将会覆盖80%的场景，以保证大部分业务的正常运转。同时，针对剩下20%的场景，在试运行过程中，将会把开发人员的10%的工作时间作为应急资源来进行应对。
高并发下所引发的技术性能类的风险，对于不同的产品/平台来说都是比较常见的。常见到提前规避，例如根据业务量为服务器扩容等。在业务上也可以进行引导，错峰审批减轻审批高峰。最重要的是，对于此类风险，一旦发生将会导致业务停滞，因此也得设立相应的应急措施，例如若系统崩溃，立即切换至 “线下应急审批流程”。
五、监控风险
风险监控是项目风险管理的关键执行环节，核心目标是把风险控制在萌芽阶段。这就要求建立“早发现、早预警、早处置” 管理机制，确保风险发生时能及时响应、有效处置。而要让这套机制真正落地见效，重中之重是搭建覆盖业务运行、技术性能、用户体验等多维度的量化监控指标体系，用具体可衡量的标准替代主观判断，让风险监控有依据。具体的指标这里就不详细叙说的，可根据和相关方沟通后，针对他们所关注的问题而设立。
低代码项目的核心竞争力在于 “快速交付、灵活迭代”，因此将PMP®风险管理方法落地时，切忌机械照搬传统项目的繁琐模式。针对低代码的特性，可适当简化文档流程，采用更轻量化的风险识别与分析方式，在保留 “规划-识别-应对-监控” 核心闭环的基础上，兼顾风险管理的严谨性与低代码项目的敏捷性。这种 “轻量化适配” 的思路，既能守住风险底线，又能充分释放低代码 “快、灵” 的优势，让风险管理真正服务于项目目标，而非成为效率桎梏。
本文为才聚学员投稿的原创作品。
